بند ۳۹- چون اغلب گزارشهائی كه بمنوظر كسب تكلیف به ثبت منطقه فرستاده می شود كامل نیست لازم است به تذكرات زیر توجه نمایند:
۱-در مواردیكه سردفتر باستناد تبصره یك ماده چهار آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی در مورد صدور اجرائیه از ثبت محل كسب تكلیف می نماید باید تقاضای صدور اجرائیه و رونوشت تنظیمی و سایر مستندات مربوطه به آن را با اظهار نظر صریح ارسال دارد.
چنانچه ثبت محل پس از بررسی موضوع نتواند دفترخانه را ارشاد قانونی نماید باید ضمن گزارش لازم كلـیه سوابق امر را به ثبت منطقه جهت كسب تكلیف ارسال دارد .
۲-در مواردی كه در ابلاغ اجرائیه اشكالی به نظر می رسد رونوشت اجرائیه و رونوشت مداركی كه مستند اشتباه است باید ارسال شود .
۳-در مواردی كه اشتباه مربوط به آگهی مزایده و انشار آنمی باشد یك نسخه از آگهی الصاقی و روزنامه های حاوی انتشار آگهی ارسال و در گزارش تصریح شود كه اشتباه منحصرا در روزنامه بوده یا در آگهی های لصاقی و یا هر دو آنها و همچنین موارد اشتباه چه بوده است
(اصلاح شده بند ۳۰۹ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹)