در مادتین ۳۰ و ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ سردفتر و دفتریار موظفند نسبت به تنظیم . ثبت اسناد مراجعین مطابق قانون اقدام نمایند که این موضوع دلالت بر معاونت دفتریار دارد . بر خلاف ماده قانون ۱۳۱۶ که علاوه بر وظیفه نگهداری دفاتر وی موظف بود , امور مرجوعه از سوی سردفتر را هم انجام داده و در غیاب سردفتر کلیه وظایف و اختیارات سردفتر را در حدود قانون تنظیم و ثبت اسناد انجام دهد , در قانون ۱۳۵۴ در غیاب یا مرخصی سرذفتر برای اینکه دفتریاری بتواند کفیل دفترخانه شود باید از طرف سازمان به او حکم کفالت ابلاغ شود . در مورد کفالت دفترخانه توسط دفتریار , دفتریارانی که واجد شرایط سردفتری هستند ( موضوع ماده ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی ) می توانند عهده دار امر کفالت دفترخانه شوند .
وضع ماده الحاقی ۱۵۱ به قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۸/۱۰/۵۱ و قانون ۱۳۵۴ نگهداری دفتر گردش تمبر نگهداری نسخه ثانی دفتر ثبت اسناد رسمی ملغی شده است و وظایفی دیگر در این باره بعهده دفتریار نمی باشد .
دفتریاران علاوه بر رعایت تکالیف قانونی باید از نظاماتی که برای انها مقرر می گردد متابعت نمایند لازم به ذکر است مواد ۴۹ الی ۶۹ قانون ثبت اسناد و املاک درباره انها نیز تسری دارد .
با توجه به قانون ۱۳۵۴ می توان نتیجه گرفت که نگهداری دفاتر به استثنای دفتر جاری و شاید تا حدودی دفتر گواهی امضا نظارت بر حسن جریان سایر دفاتر موجود در دفترخانه قانونا بعهده دفتریار دفترخانه خواهد بود . جملات مندرج در صدر ماده ۲۳ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ مبنی بر مسئولیت سردفتر بر کلیه امور نمی تواند باعث زوال تعهد قانونی دفتریار و نظارت دفاتر یاد شده گردد لکن با توجه به بهره مندی دفتریار از ۱۵ درصد حق التحریر اسناد و گواهی امضا نگهداری دفاتر مزبور در مقابل دریافت سهم مذکور تا حدی توجیه پذیر باشد و در غیر این صورت بهره مندی از سهم مذکور توجیه و مبنای حقوقی نخواهد داشت .
برخی معتقند نگهداری نسخه دوم اسناد بعنوان بایگانی اسناد دفترخانه چون جایگزین دفتر نماینده شده است و مسئولیت نگهداری دفتر مذکور بعهده نماینده ثبت بود پس اکنون نگهداری نسخه دوم اسناد بایگانی بعهده دفتریار باشد.(ماهنامه کانون سردفتران و دفتریاران شماره ۵۴ صفحه ۲۲۴ )
اخذ وجوه تودیعی در دفترخانه بموجب ماده ۱۱ آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ که قبلا در اختیار نماینده ثبت بوده و این وظایف کماکان بعهده دفتریار می باشد .همچنین نگهداری قبوض سپرده وجوه تودیعی که سابقا بر عهده نماینده اداره ثبت بوده , این وظیفه نیز اکنون به لحاظ ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ به دفتریار محول شده است .
بموجب ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی دفتریار اول دفترخانه مسئول اموری هست که بموجب مقررات به عهده او محول شده است و یا از ظرف سردفتر در خدود مقررات انجام ان امور به او ارجاع می شود که در مورد اخیر سردفتر و دفتریار مسئولیت مشترک خواهند داشت.
در تمام اوقات کاری دفترخانه سردفتر و دفتریار باید در محل دفترخانه حاضر بوده و هر یک وظایف خاص خود را در حین تنظیم و ثبت سند انجام دهد و هریک جای خود امضا نماید تا سند تکمیل شود . این امر نیز با شروع سامانه الکترونیک ثبت اسناد سردفتران اسناد رسمی با استفاده از امضا دیجیتال خود نسبت به تایید و امضا اسناد در فضای وب اقدام می نمایند و همچنین امضا دیجیتال دفتریاران اسناد رسمی با ابلاغ ایین نامه کاداستر محقق گردیده است .
لزوم امضا اسناد و دفاتر توسط دفتريار:
همان گونه که می دانیم طبق ماده پنج آیین نامه دفاتر اسناد رسمی دفتریاران موظفند اسناد و دفاتر رو مطابق نمونه ای که داده اند امضا نمایند و همچنین ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر کرده است ثبت دفتر باید به امضا متعاملين و سردفتر و دفتريار برسد .
با ابلاغ آیین نامه ماده ۱۹ جامع حدنگار (کاداستر) با آغاز حذف کلیه دفاتر فیزیکی و ماده ۱۱ همین آیین نامه سردفتران و دفتریاران باید با استفاده از امضا دیجیتال خود دفتر ثبت الکترونیک را امضا نمایند .
طبق شیوه نامه دفتر ثبت الکترونیک پس از امضا اسناد توسط متعاملين و اخذ اثر انگشت آنها کلیه اسناد به امضا الکترونیک و تایید نهایی دفتريار و سردفتر خواهد رسید . سپس سند در دفتر الکترونیک ثبت شده و شماره به آن تخصیص داده خواهد شد که نسخه ای حاوی اثر انگشت متعاملين سند چاپ فیزیکی داده شده و به امضا فیزیکی سردفتر و دفتریار خواهد رسیده و تحویل متعاملين خواهد شد .
برگرفته از کانال دفاتر اسناد رسمی ایران – احسان شکری – دفتریار ۹۱ تهران