آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷

وزارت عدلیه نظر به ماده ۴۷ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۵ خرداد ۱۳۱۶ مقرر می دارد:
در کلیات
ماده ۱٫ دفاتر اسناد سمی باید مجلد بوده وتمام صفحات آن را در بدو امر مدعی العمم بدایت محل یا نماینده او شماره گذارده به امضاء خود ممضی و به مهمر پارکه مهر نماید.
ماده ۲٫ مجموع عده صفحات هر دفتر را باید مدعی العموم یا نماینده او با تمام حروف در صفحه اول و آخر دفتر با ذکر تاریخ قید کند.
ماده ۳٫ دفاتر ثبت اسناد مادام که صفحه سفید دارد استعمال می شود و پس از تمام شدن متصدی دفتر ذیل آن را بسته و در ضمن صورتمجلسی که بلافاصله پس از آخرین ثبت دفتر نوشته می شود ختم دفتر را قید کرده و امضاء می نماید.
ماده ۴٫ هر سردفتر و دفتریار و نماینده قبل از تصدی باید دو نمونه از امضاء خود را بدهد یکی از نمونه ها در دفتر ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک بایگانی خواهد شد.
ماده ۵٫ کلیه سردفتران و دفتریاران و نمایندگان موظفند اسناد و دفاتر را مطابق نمونه ای که داده اند امضاء نمایند.
ماده ۶٫ مسئولین دفاتر اسناد رسمی نمی توانند در ضمن انجام امور ارباب رجوع اسناد غیررسمی اصحاب معامله را هم بطور رسمی تسجیل کنند و همچنین است در مورد امضاهایی که ذیل اوراق عادی بوده و برای تصدیق به آنان مراجعه می شود.
ماده ۷٫ شماره ثبت معاملات دفاتر اسناد رسمی باید مسلسل بوده و در آخر سال تجدید نشود.
ماده ۸٫ در موقع مراجه اشخاص برای انجام معاملات به دفاتر اسناد رسمی باید از مراجعه کنندگان ورقه شناسنامه مطالبه شود.
ماده ۹٫ در کلیه اسناد و دفاتر و قبوض باید تاریخ شمسی قید گردد.
ماده ۱۰٫ دوائر دولتی و مؤسساتی که برای ثبت معاملات خود اوراق مخصوصی تهیه نموده و برای ثبت معامله در آن اوراق به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می نمایند در صورتی اوراق مزبور پذیرفته می شود که به تصویب اداره کل ثبت اسناد و املاک رسیده باشد.
تبصره. سردفتران می توانند با اجازه اداره کل ثبت اوراق تصویب شده را در دفتر مخصوصی به هزینه خود چاپ نمایند.
ماده ۱۱٫ هرگاه کسی بخواهد وجهی تودیع نماید تا دویست ریال را در مقابل قبض رسمی نزد نماینده دفتر اسنادرسمی (چنانچه دارای نماینده باشد) والا نزد سردفتر تودیع نموده و بیش از مبلغ مذکور را باید به صندوق ثبت محل سپرده ودر مقابل رسید به سردفتر اسناد رسمی تسلیم نماید. در هر دو مورد فوق دفتر اسناد رسمی مکلف است منتهی در ظرف دو رور مراتب را به اداره ثبت محل اطلاع دهد تا اداره ثبت تودیع وجه را بوسیله اخطار به طرف ابلاغ کند.
ماده ۱۲٫ در دفتر اسناد رسمی وجه تودیع شده در دفتر مخصوص ثبت می گردد و در موقعی که قبض وجه تودیع شده به صاحب آن رد می شود در ستون مربوطه دفتر از کسی که قبض به او تسلیم شده رسیده اخذ می گردد.
ماده ۱۳٫ هیچیک از سردفتران یا دفتریاران حق ندارند محل کار دفتر خود را بدون اطلاع و اجازه اداره ثبت تغییر دهند.
ماده ۱۴٫ سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل کار خود به منزل اصحاب معامله ببرند مگر آنکه محقق شود کسی که می خواهد معامله نماید مریض بوده که در این صورت باید تنظیم سند و ثبت معامله با حضور نماینده مدعی العموم محل و در نقاطی که دسترسی به مدعی العموم نباشد با حضور دو نفر از معتمدین محل به عمل آید.
تبصره ۱٫سردفتران مکلفند دفاتر اسناد رسمی را برای ثبت معاملات دولتی و بنگاههای عمومی به محلی که اداره کل ثبت تعیین و دستور می دهد برده و سند را در آن محل تنظیم و ثبت نمایند.
تبصره ۲٫ برای تنظیم اسناد زندانیان سردفتری که از طرف اداره کل ثبت معین می شود مکلف است دفاتر اسناد رسمی را به دفتر زندان برده سند را با حضور نماینده دادستان شهرستان تنظیم و ذیل سند و ثبت دفتر مراتب را قید و به امضاء ذینفع و نماینده مزبور برساند.

(رای دیوان عدالت اداری مبنی بر رد ابطال ماده ۱۴ این آئین نامه )

ماده ۱۵٫ در صورت تغییر سردفتر مدیر ثبت اسناد و املاک محل و یا نماینده او با حضور مدعی العموم ابتدایی یا نماینده او و الا با حضور امین یا مأمور صلح و در صورتی که هیچیک از مأمورین مزبور حاضر نباشند با حضور دو نفر از معتمدین محل ذیل دفاتر را بسته و به قائم مقامی که بجای او معین می شود تسلیم می نمایند.
با اول ـ در تنظیم اسناد و ثبت آن
ماده ۱۶٫ هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آنکه موفق با مقررات قانون باشد.
ماده ۱۷٫ در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین بطور وضوح قید شود و هرگاه خود متعاملین تغییر محل اقامت خود را بعد از ثبت سند به دفتر اسناد رسمی و بعد از صدور و ابلاغ اجرائیه به اداره اجرا اطلاع ندهند کلیه اوراق به همان محلی که در سند قید شده ابلاغ می گردد.
ماده ۱۸٫ سردفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضاء نمایند مگر آنکه وارد دفتر شده و به امضاء اصحاب معامله رسیده باشد.
ماده ۱۹٫ سند معامله باید پس از تنظیم و ثبت در دفتر سردفتر و نماینده (چنانچه دارای نماینده باشد) و انجام سایرتشریفات به تصدیق و امضاء اصحاب معامله برسد و متعاملین باید در یک جلسه اسناد و دفاتر مربوطه را امضاء نمایند و در صورتی که قبوض اقساطی هم ضمیمه سند باشد قبوض مزبور را هم بایستی در همان جلسه که اسناد و دفاتر امضاء می شود امضاء کند.
ماده ۲۰٫ سند ثبت شده در دفتر اسناد رسمی باید به صاحب سند یا وکیل او تسلیم و در دفتر مخصوصی رسید گرفته شود.
ماده ۲۱٫ در مورد اسنادی که در دو نسخه تنظیم می شود پس از ثبت یک نسخه در دفتر باید در ذیل آن نسخه قید (نسختان) شود و در نسخه ثانی قید شود که نسخه اول این سند در ذیل شماره فلان ثبت و تمبر حق الثبت هم به آن الصاق گردیده و اگر سند بیش از دو نسخه لازم باشد فقط رونوشت داده می شود.
ماده ۲۲٫ تنظیم و ثبت معاملاتی که از طرف قیمین صغار و محجورین نسبت به اموال آنها در دفاتر واقع می شود بدون اجازه کتبی مدعی العموم محل ممنوع است و به اوراق قیم نامه عادی در دفاتر اسناد رسمی نباید ترتیب اثر داده شود.
ماده ۲۳٫ دفاتر اسناد رسمی در مورد اقاله و فسخ معاملات باید بطریق ذیل عمل کنند:
الف ـ در صورتی که یکی از متعاملین بخواهد از حق خیار فسخ خود استفاده نماید بایستی پس از احراز حق مزبور فسخ معامله در حاشیه سند و ثبت دفاترقید شده و به امضاء کسی که معامله را فسخ نموده برسد. سردفتر باید امضاء شخص مزبور و وقوع فسخ را تصدیق و امضاء نماید و همین عمل را عیناً نماینده (چنانچه دفتر اسناد رسمی دارای نماینده باشد) باید در دفتر خود بنماید. در این مورد زدن مهر باطل شد مورد نخواهد داشت.
ب ـ در صورتی که طرفین برای اقاله به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند باید پس از اقالهإ معامله در ستون ملاحظات دفتر سند معامله ابطال و مهر (باطل شد) روی سند و ثبت دفتر زده شود. در املاک چنانچه اقاله گردد خلاصه اقاله طبق خلاصه معاملات به دفتر ارسال گردد.
ماده ۲۴٫ در اسنادی که مواد مختلفی بین اصلحاب معامله مقرر شده مادامی که تمام مواد اقاله نشده باشد استعمال مهر (باطل شد) در سند و ثبت دفتر مورد نخواهد داشت.
ماده ۲۵٫ هیچیک از اوراق را نباید قبل از تنظیم آن اصحاب معامله امضاء نمایند.
فصل اول ـ در معاملات و قراردادها
ماده ۲۶٫ درکلیه اسناد اجاره باید در متن سند تصریح شود که اگر بعد از گسستن عقد و یا پس از انقضاء مدت اجاره عین مورد اجاره تخلیه نشود مادام که اجاره دار ملک را در تصرف دارد بهره بهای زمان تصرف معادل اجاره ها بدهی مسلم او می باشد که ملتزم است تأدیه نماید مگر اینکه طرفین معامله بنحو دیگر تراضی نمایند.
ماده ۲۷٫ در مورد معاملات با شرط وکالت خارج باید شرط مزبور در همان سند قید شود و تنظیم سند شرط نامه جداگانه ممنوع است.
ماده ۲۸٫ در مورد کلیه معاملات اقساطی و اسناد و اجاره نامه باید قبوض اقساطی چاپی صادر شود.
ماده ۲۹٫ در کلیه اسناد معاملات نمی توان وکالت دائن را از طرف مدیون در انتقال مقداری از مال مدیون بخود بعنوان وجه التزام قید نمود.
ماده ۳۰٫ در مورد معاملات اقساطی باید قبوض رسمی بعده اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تأدیه در آن قید شده به امضاء متعهد برسد. قبوض مزبور بدائن تسلیم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر ذکر شده به امضاء متعهدله خواهد رسید و در ضورتی که ضامن داشته باشد اسم ضامن در قبوض اقساطی قید گردیده به امضاء ضامن برسد چنانچه قبوض اقساطی مربوط به اصل معاملات شرطی یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور رهنی و یا شرطی بودن معامله قید شود.
فصل دوم ـ در معاملات غیرمنقول
ماده ۳۱٫ در مورد املاکی که در دفتر املاک ثبت نشده باشد سردفتر مکلف است قبل از تنظیم سند وضعیت ثبتی ملک را از اداره ثبت محل استعلام نموده و پس از وصول صورت وضعیت ثبت ملک هرگاه مانعی برای انجام معامله نباشد اقدام به ثبت سند نماید.
تبصه. دفتر اسناد رسمی مکلفند وضعیت املاک ثبت شده حوزه ثبت تهران را از لحاظ بازداشت و عدم شمول مقررات لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداریها و بانکها و اوقاف مصوب مردادماه ۱۳۳۵ و قانون اصلاحی سال ۳۹ استعلام نمایند پاسخهای رسیده از ماشینهای الکترونیکی که روی برگهای مخصوص منعکس و با مهر مخصوص ثبت مربوط ممهور گردیده نیز معتبر خواهد بود.
ماده ۳۲٫ در کلیه اسناد معاملات املاک باید شماره پلاک و حدود و فواصل ملک مورد معامله تصریحاً قید گردد.
ماده ۳۳٫ هرگاه معامله راجع باشد به انتقال قطعی تمام ملک ثبت شده سردفتر باید خلاصه آنرا در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء کرده و به انتقال گیرنده تسلیم نماید تا در صورتی که بخواهد سند مالکیت جدیدی برای خود تحصیل کند.
ماده ۳۴٫ در موردی که معامله راجع به انتقال یک قسمت از ملک باشد خلاصه آن باید در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء گردیده و سند مزبور به انتقال دهنده مسترد گردد دراین صورت انتقال گیرنده می تواند به اداره ثبت حوزه وقوع ملک مراجعه کرده و برای خود سند مالکیت مستقل تحصیل نماید.
ماده ۳۵٫ در مواردی نیز که معامله مربوط به واگذاری حق عینی نسبت به ملک (مثل رهن وحقوق ارتفاقی) و یا راجع به انتقال تمام یا قسمتی از عین ملک با حق استرداد باشد سردفتر باید آنرا در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء نماید.
ماده ۳۶٫ بعد از تنظیم سند سردفتر مکلف است خلاصه معامله را که نزد او واقع شده روی برگهای مخصوص این کار نوشته منتهی در ظرف پنج روز به اداره ثبت بفرستد. خلاصه نامبرده باید حاوی نام پدر و شماره شناسنامه متعاملین نیز بوده و علاوه بر امضاء آنان به امضای سردفتر و نماینده ثبت در صورتی که دارای نم اینده باشد ممضی باشد. تخلف از دستور این ماده مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود.
ماده ۳۷٫ در صورتی که معامله راجع به ملک ثبت شده باشد باید خلاصه آن مستقیماً به دفتر املاک ثبت محل فرستاده شودکه در ذیل ثبت ملک قید گردد و در غیر این صورت به دایره بایگانی ثبت محل داده می شود. قسمت اول این ماده در مورد وصیت نسبت به املاک ثبت شده هم باید رعایت گردد.
ماده ۳۸٫ شخصی که نسبت به عین ملک حقی به او واگذار شده باید نسخه ای را که به او داده شده به ترتیب مقرر در ماده فوق به دفتر املاک یا دایره بایگانی بدهد و رسید دریافت دارد.
ماده ۳۹٫ در مورد عمری و رقبی و سکنی مقررات ماده فوق راجع به تنظیم خلاصه سند و ارسال آن به اداره ثبت حوزه وقوع ملک باید مجری گردد.
ماده ۴۰٫ در مورد معاملات وراث متوفی نسبت به املاک معامله را وقتی می توان نظیم و ثبت نمود که گواهینامه انحصار وراثت در دست داشته و بین آنها در سهم الارت توافق باشد.
ماده ۴۱٫ در مورد ترکه متوفی که دارای صیر است چنانچه قبل از صدور گواهینامه انحصار وراثت برای دریافت درآمد و یا پرداخت دیون و یا صرف وجه اقدام فوری لازم باشد و مدعی العموم بدایت در مرکز با موافقت مدعی العموم خکل ودر ولایات با موافقت مدعی العموم استیناف اجازه انجام امری که لازم بوده بدهد تنظیم سند معامله در دفاتر اسناد رسمی برای اینگونه امور مجاز و موکول به صدور گواهینامه انحصار وراثت نخواهد بود.
ماده ۴۲٫ در موقع مراجعه کلیه اتباع خارجه برای تملک اموال غیرمنقول باید سردفتران جواز اقامت آنها را ملاحظه تا در صورتی که مدت آن منقضی نشده باشد بوسیله اظهارنامه مخصوص از اداره ثبت محل برای تنظیم سند معامله تحصیل اجازه نمایند.
ماده ۴۳٫ در مورد اتباع خارجه که از اعضاء سفارتخانه ها و مستخدمین و رؤسای هیئت های اعزامی (میسیون) باشد گذرنامه آنها که به تصدیق شهربانی رسیده باشد به منزله جواز اقامت خواهد بود.
ماده ۴۴٫ تنظیم و ثبت اسناد معامله غیرمنقول اتباع ایران که ترک تابعیت نموده اند و مطابق قانون حق خرید اموال غیرمنقوله در ایران ندارند ممنوع است.
ماده ۴۵٫ در مورد معاملات باحق استرداد (بیع شرط و رهن و غیره) اتباع خارجه تحصیل اجازه مخصوص از اداره ثبت محل لازم نیست و مثل معاملات اتباع داخله باید وضعیت ثبتی ملک استعلام و خلاصه معامله نیز به اداره ثبت ارسال گردد.
ماده ۴۶٫ در مورد فسخ معاملات املاک ثبت شده دفاتر اسناد رسمی مکلف است پس از قید فسخ در دفاتر و سند مالکیت لاشه سند معامله و اعلامیه فسخ را به دفتر املاک حوزه ثبت ارسال داشته و رسید دریافت نمایند.
باب دوم ـ صدور ورقه اجرائیه
ماده ۴۷٫ تقاضای صدور ورقه اجرائیه باید بوسیله تقاضانامه از ناحیه ذینفع و یا قائم مقام او از دفتر اسناد رسمی که سند مورد اجرائیه در آن دفتر ثبت شده به عمل آمده و رسید دریافت دارد.
ماده ۴۸٫ در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستأجره باید قبوض اقساطی بقیه مدت ضمیمه تقاضانامه باشد.
ماده ۴۹٫ دفتری که سند مورد تقاضای اجراء در دفتر او ثبت شده پس از اطمینان به هویت تقاضا کننده و تشخیص اینکه حق مطالبه اجراء مفاد سند را دارد سواد سند را در سه نسخه تهیه کرده و به اداره ثبت می فرستد.
ماده ۵۰٫ ورقه اجرائیه را فقط نسبت به موضوعاتی می توان صادر کرد که در سند مربوطه منجزأ قید شده باشد.
ماده ۵۱٫ نسبت به وجه التزامی که در معاملات استقراضی یا هر نوع قرارداد و معامله دیگری مقرر شده و متعهد به تأدیه آن ملزم باشد بیش از صدی دوازده در سال نباید ورقه اجرائیه صادر شود.
باب سوم ـ در حق الثبت و تعرفه حق التحریر
ماده ۵۲٫ حق الثبت در دفاتر اسناد رسمی که دارای نماینده باشند بوسیله نماینده اخذ و معادل آن تمبر به سند الصاق می شو.
ماده ۵۳٫ مبلغ حق الثبت مأخوذی باید در دفتر در ستون حقوق دولتی قید شود.
ماده ۵۴٫ نسبت به وجه الضمانه و وجه التزام حق الثبت اخذ نمی گردد.
ماده ۵۵٫ حق الثت معاملات بر طبق قانون باید اخذ شود و هرگاه مورد معامله غیر از وجه نقد باشد قیمت عادله ملاک عمل خواهد بود.
ماده ۵۶٫ حق الثبت باید قبل از تنظیم سند تأدیه و قبض رسمی صادر گردد و هرگاه قبل از تنظیم سند معامله و ثبت آن در دفاتر مربوطه طرفین از انجام معامله صرفنظر نمایند باید در ظهر قبض رد وجه با تصدیق سردفتر قید و به امضای گیرنده آن برسد و در صورتی که معامله در دفتر ثبت شده باشد حق الثبت مأخوذه مسترد نخواهد شد و باید م عادل حق الثبت تمبر به سند الصاق و باطل شود.
ماده ۵۷٫ در صورتی که اصحاب معامله برای تنظیم سند و یا استرداد وجه تأدیه شده تا یک ماه حاضر نشوند وجوه دریافتی در هر ماه به حساب امانت به صندوق ثبت محل تحویل و قبض امانت دریافت می شود.
ماده ۵۸٫ دفاتر اسناد رسمی حق ندارند بیش از میزان مندرجه در تعرفه حق التحریر وجهی اخذ نمایند وحق التحریر هم به میزان اصلی معامله اخذ می گردد و نسبت به متفرعات آن هیچگونه وجهی تعلق نمی گیرد.

تبصره : دفاتر اسناد رسمی مکلفند حق‌التحریر معاملات قطعی غیرمنقول را حسب بند (ع) ماده یک قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین  مصوب ۱۳۷۳ براساس ارزش معاملاتی اعلام شده از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی  محاسبه و اخذ نمایند. (اصلاحی ۱۳۸۷/۰۴/۱۵)

ماده ۵۹٫ بعد از دریافت حق التحریر مطابق تعرفه مقرره در مقابل آن قبض رسید صادر و به دهنده آن تسلیم می شود و قبض مذکور با قید تاریخ و شماره در دفتر مربوطه ثبت می گردد.
در موارد مختلفه
ماده ۶۰٫ در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل به احسن باید اجازه اداره اوقاف ارائه شود.
ماده ۶۱٫ تنظیم و ثبت معاملات اشخاص بعنوان شرکت یا نمایندگی شرکت قبل از احراز شخصیت حقوقی آنها ممنوع است.
ماده ۶۲٫ دفاتر اسناد رسمی رونوشت مصدق اسناد ثبت شده را چنانچه تقاضا شده باشد به صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع در معامله و به قائم قانونی آنها می دهند و به غیر اشخاص فوق در صورتی رونوشت داده می شود که از محکمه گواهینامه برای اخذ آن داشته باشند.
ماده ۶۳٫ رونوشت اوراقی که تشریفات آن در دفاتر انجام نشده و ناقص مانده است باید قید شود که ثبت آن از چه جهتی ناقص مانده و تکمیل نشده است.
ماده ۶۴٫ از قیم نامه و وکالت نامه و اوراق دیگری که برای تنظیم ثبت سند به دفتر اسناد رسمی سپرده شده رونوشت به تقاضاکننده داده می شود ولی رونوشت مزبور در حکم اصل سند نبوده و سند اصل نبوده و سند عادی محسوب است و در ذیل آن قید می شود رونوشت مطابق سند عادی است که به دفتر سپرده شده.