مسئولیت حفظ و نهگداری اوراق و اسناد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج وطلاق
به منظور پیشگیری از سرقت یا مفقود شدن اوراق و اسناد برخی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج وطلاق در اثر بی احتیاطی و عدم مواظبت كامل و ضعف مدیریت و عدم سوء استفاده جاهلین و سارقین از انكه موجب بروز اختلال در اجرای اسناد رسمی و ایجاد تزلزل و شك و تردید و اعتبار ان می شود. متذكر می گردد كه مسئولیت حفظ و نهگداری اوراق و اسناد مستقیماً به عهده شخص سر دفتر است و دفترخانه باید به نحوه ممكن باید در ضبط ونگهداری آنها دقت لازم نماید.
عدم رعایت مراتب فوق از سوی سران دفاتر علاوه بر تعقیب انتظامی بعضا ً به لحاظ داشتن عنوان مجرمانه قابل تعقیب كیفری نیز می باشند.
بخشنامه شماره 17083/34/1 مورخ شهریور 1381 معاون قوه قضایه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاك كشور
از قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران مصوب 25 تیر 1354
بند (2) ماده 66- ایجاد وحدت رویه در جهت اجرای مقررات و نظامات در دفاتر اسناد رسمی با تایید سازمان ثبت اسناد و املاك كشور.