شیوه نامه
ماده ۱) از تاريخ ۱۳۹۵/۶/۱۰ دفتر الکترونيک سردفتر در تمامي دفاتر اسناد رسمي مورد بهره‌برداري قرار مي‌گيرد. از اين تاريخ، ثبت تمامي اسناد رسمي و اقدامات تبعي مربوط به اين اسناد، مطابق ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمي و کانون سردفتران و دفترياران، صرفاً در دفتر الکترونيک خواهد بود و ثبت سند جديد در دفاتر دستنويس، ممنوع است.
تبصره-ثبت خدمات تبعي مربوط به اسنادي که قبلاً در دفتر دستنويس به ثبت رسيده و ساير مواردي که درج آن در ستون ملاحظات دفتر ضروري است، منحصراً بايد در دفتر الکترونيک سردفتر ثبت گردد. سردفتر مکلف است ابتدا اطلاعات سند دستنويس سابق را در دفتر الکترونيک سردفتر وارد و سپس نسبت به ثبت خدمات تبعي يا ملاحظات اقدام نمايد.
ماده ۲) سردفتر مکلف است قبل از بهره برداري از دفتر الکترونيک، ذيل آخرين سند ثبت‌شده در دفتر سردفتر را مسدود نموده و اطلاعات سند مذکور را به همراه تعداد کل دفاتر دستنويس سردفتر، در "فرم بهره برداري از دفتر الکترونيک" که در سامانه تعبيه‌شده، ثبت و با گواهي امضاي الکترونيک خود، صحت آن را تأييد نمايد.
تبصره ۱-چنانچه اسنادي قبلاً در دفتر تحرير شده ليکن به امضاي اصحاب سند نرسيده است، سردفتر مکلف است قبل از بهره برداري از دفتر الکترونيک، ذيل آنها را در دفتر دستنويس مسدود نموده و سند مورد تقاضاي متعاقدين را مطابق مقررات جديد، در دفتر الکترونيک تنظيم و ثبت نمايد. در اين حالت استفاده از شماره مرجع پرداخت هزينه سند قبلي، براي سند جديد بلامانع است.
تبصره ۲-چنانچه پيش از آغاز بهره‌برداري از دفتر الکترونيک، تحرير سند در دفتر سردفتر انجام و شناسه يکتاي سند هم از طريق سامانه دريافت شده و اخذ امضاء در دفتر دستنويس نيز صورت گرفته باشد، سردفتر مکلف است حداکثر تا يک ماه پس از بهره برداري از دفتر الکترونيک، تأييد نهايي اين اسناد را در سامانه انجام دهد. رعايت مهلت قانوني پنج روز، در خصوص نهايي کردن اسنادي که مستلزم ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت هستند، الزامي است.
تبصره ۳-سردفتران، دفترياران و کارکنان دفاتر اسناد رسمي، مکلف به حفظ و نگهداري دفاتر دستنويس بوده و هرگونه حذف، اضافه يا تغيير در دفاتر مذکور، مشمول مقررات مواد ۶۲ و ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک خواهد بود.
تبصره ۴-روساي واحدهاي ثبتي مکلفند با همکاري کانون‌ها و جوامع سردفتران و دفترياران اسناد رسمي استان، با ايجاد گروههاي بازرسي مشترک، بر اساس چک‌ليست تنظيم‌شده توسط معاونت امور اسناد، نسبت به بررسي روند بهره برداري از دفتر الکترونيک و نيز نحوه حفظ و نگهداري دفاتر دستنويس و همچنين کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرم بهره برداري از دفتر الکترونيک، اقدام و مراتب صحت اقدامات را تأييد نمايند.
ماده ۳) براي تنظيم اسناد در دفتر الکترونيک، سردفتر مکلف است پس از تنظيم سند در سامانه و اخذ شناسه يکتا، نسخه پشتيبان سند را از طريق سامانه چاپ و نسبت به اخذ امضاي اصحاب سند و ساير اشخاصي که اخذ امضاي آنها در دفتر الزامي است، مطابق مقررات در نسخه مذکور اقدام نموده و اين نسخه را پس از امضاء، به مُهر دفترخانه ممهور نمايد.
تبصره-نسخه پشتيبان، مختص بايگاني در دفترخانه بوده و تحويل اصل يا تصوير آن به اصحاب سند ممنوع است.
ماده ۴) سردفتر مکلف است در محل دفترخانه و هم زمان با اخذ امضاي هر يک از اصحاب سند در نسخه پشتيبان، اثر انگشت سبابه دست راست آنها را صرفاً از طريق امکانات سامانه، در دفتر الکترونيک اخذ و ثبت نمايد. چنانچه امکان اخذ اثر انگشت سبابه دست راست شخص فراهم نباشد، لازم است سردفتر با ذکر علت، اثر انگشت يکي ديگر از انگشتان دو دست شخص را به ترتيب درج‌شده در سامانه، در دفتر الکترونيک ثبت نمايد.
تبصره ۱-چنانچه امکان اخذ هيچ يک از آثار انگشت دو دست شخص فراهم نباشد، سردفتر مکلف است يکي از آثار انگشت پاي شخص را به ترتيب درج‌شده در سامانه، ثبت نمايد.
تبصره ۲-چنانچه به هر علتي، اخذ هيچ يک از آثار انگشت دست و پاي شخص امکانپذير نباشد، بايد اطلاعات فرد معتمدي که توسط شخص مذکور معرفي ميگردد، در سامانه ثبت و اثر انگشت معتمد در دفتر الکترونيک اخذ و ثبت گردد.
تبصره ۳-سردفتر مکلف است هر يک از آثار انگشت اخذ شده را رؤيت نموده و در صورت عدم شفافيت، مجدداً اثر انگشت اخذ نمايد.
ماده ۵) اخذ امضاء و اثر انگشت اشخاص مرتبط با سند، در خارج از محل دفترخانه ممنوع است. در خصوص زندانيان و بيماران، مطابق قوانين و مقررات مربوط اقدام خواهد شد.
ماده ۶) سردفتر مکلف است طبق مقررات و حسب مورد، اطلاعات تمامي اشخاص غير اصيل نظير وکيل، ولي، قيم، نماينده، معتمد، معرف، مترجم، شاهد و امثال آنها که بايد ثبت سند را تائيد نمايند، در قالب اقلام اطلاعات هويتي تعبيه‌شده در سامانه، ثبت و ارتباط آنها را با اشخاص اصيل معين نموده و اثر انگشت آنها را در دفتر الکترونيک ثبت نمايد.
تبصره-ثبت اطلاعات هويتي اشخاص مرتبط با سند در بخشهاي توضيحات يا متون حقوقي سند، ممنوع است.
ماده ۷) چنانچه پس از تنظيم سند در سامانه و اخذ شناسه يکتا مشخص شود نواقصي نظير عدم درج اطلاعات اشخاص براي اخذ اثرانگشت و يا لزوم حذف و اضافه در مورد اشخاص مرتبط و يا مفاد سند وجود دارد، سردفتر مکلف است شناسه اين سند را در سامانه بياثر نموده و پس از تنظيم مجدد سند و تکميل اطلاعات، نسبت به اخذ شناسه جديد در سامانه اقدام نمايد.
ماده ۸) پس از اخذ امضاي اشخاص مرتبط با سند و ثبت اثر انگشت آنها در سامانه، سردفتر بايد با امضاي الکترونيک، دفتر سردفتر را تأييد نموده و نسخه نهايي سند را از طريق سامانه چاپ و پس از امضاء به مُهر دفترخانه ممهور و نُسخ اشخاص ذيربط را تحويل نمايد.
تبصره ۱-دفتريار مکلف است پس از تأييد نهايي دفتر الکترونيک توسط سردفتر، با استفاده از گواهي امضاي الکترونيک، دفتر سردفتر را امضاء نمايد.
تبصره ۲-اخذ امضاء از اشخاص مرتبط، روي نسخه نهايي سند دريافت شده از سامانه، ممنوع است.
تبصره ۳-سردفتر مکلف است نسخه الکترونيک اسنادي که به نحو الکترونيک به ثبت رسيده را از سامانه دريافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخيره و نگهداري نمايد.
تبصره ۴-سردفتر مکلف است يک نسخه از سند نهايي دريافت شده از سامانه را به همراه نسخه پشتيبان مربوط، به‌صورت مجلدات حاوي يک‌صد سند تنظيم و در محلي مطمئن در دفترخانه نگهداري نمايد.
ماده ۹) نظارت بر اجراي صحيح اين شيوه نامه بر عهده معاونت امور اسناد، معاونت توسعه فناوري اطلاعات و خدمات الکترونيک ثبتي سازمان، دفتر بازرسي و مديريت عملکرد و مديران کل ثبت اسناد و املاک استانها مي باشد.